Por que investir no setor de faturamento hospitalar?

A rede hospitalar privada do país passa, há alguns anos, por uma violenta crise financeira. E o atual período de retração econômica e instabilidade política só agravou o quadro já nada ideal.

Sem as isenções fiscais e benefícios tributários comumente oferecidas a outros setores, o segmento atravessa um dos piores momentos de sua história.

O cenário pode ser explicado por diversos fatores, como as dificuldades na obtenção de crédito, a baixa remuneração dos serviços e a ausência de facilitações tributárias. Isso sem falar na ascensão repentina de milhões de brasileiros à classe média, dando a esses cidadãos acesso a serviços que antes eram privilégio de poucos. Um deles é a rede de saúde privada.

Do ponto de vista social, essa mudança é ótima. O problema é que a brusca e maciça adesão não ofereceu tempo para que a rede privada de saúde se adequasse ao novo contexto, e é especialmente esse despreparo que explica as filas imensas também nos hospitais particulares, a baixa qualidade no atendimento e, principalmente, suas imensas dificuldades para fechar o mês com a conta no azul.

As atribuições e responsabilidades do setor

O departamento de faturamento hospitalar é responsável por assegurar a gestão inteligente das receitas do hospital, com foco no longo prazo e nas possíveis perdas financeiras advindas de procedimentos glosados.

O setor definirá os recursos disponíveis para investimentos e como o hospital pode resolver o paradoxo entre qualidade de serviços e meios limitados.

Complicando ainda um pouco mais a situação, as recentes flutuações no câmbio aumentam ainda mais as responsabilidades dos profissionais do setor, uma vez que muitos equipamentos e maquinários, além de parte dos fármacos adquiridos pelos hospitais do país são importados.

Em um cenário como esse, o tênue limiar entre as instituições de saúde de sucesso (que andam na contramão do mercado, acumulando lucros sucessivos e crescimento robusto) e as demais (que se digladiam mês após mês contra a insolvência) costuma repousar na eficiência do setor de faturamento hospitalar.

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O poder do benchmarking competitivo

Antes de mais nada, é preciso parar de enxergar o setor financeiro como apenas um registrador de dados estáticos ou elaborador de Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE), fluxo de caixa e assim por diante.

Na verdade, tal departamento é muito mais estratégico do que geralmente se imagina, tanto que a área já vem sendo usada pelos mais importantes hospitais do Brasil, de forma dinâmica, como essencial para a tomada de decisões.

Algumas instituições têm deslocado para este setor parte das questões de gerência do dia a dia, enquanto outras têm até mesmo ofertado aos gerentes financeiros algumas tarefas de distribuição de atividades ao hospital.

Afinal de contas, quem melhor para identificar e corrigir erros no workflow dos atendimentos (que muitas vezes acabam resultando em inconsistências documentais e aumento no volume de glosas) do que os profissionais ligados ao faturamento?

O enriquecimento da área de faturamento ajuda a instituição a evoluir progressivamente, no sentido de otimizar ações e reduzir riscos de glosas, otimizando a regulação de fronteira aos novos contratos.

Experimente fazer um benchmarking competitivo e perceba que os grandes players do mercado já se deram conta da posição estratégica ocupada pelo faturamento hospitalar.

A gestão financeira e a regulação prudencial

Uma gestão financeira hospitalar de excelência trabalha para o equilíbrio econômico-financeiro da instituição como forma de garantir a qualidade na prestação de saúde oferecida aos pacientes. Há também, evidentemente, uma preocupação com o lucro, com a distribuição de dividendos aos acionistas (no caso de corporações da área de capital aberto), além do fortalecimento da marca na sociedade.

O problema é que a entrada e a saída de recursos na administração hospitalar envolvem peculiaridades que facilitam a tomada de decisões equivocadas e a insolvência no médio prazo. Essa particularidade da gestão de instituições de saúde eleva ainda mais a importância do setor de faturamento para o sucesso de um hospital.

Isso acontece porque, diferentemente de outros segmentos (em que a prestação de serviço e o pagamento costumam ser feitos praticamente de forma simultânea), no setor hospitalar, o lapso entre a prestação de assistência e o recebimento dos valores devidos costuma ser extenso (especialmente considerando que a vasta maioria dos atendimentos realizados nos hospitais privados do país é feita por meio de planos de saúde).

Encerrados os cuidados ao paciente, inicia-se então uma longa jornada burocrática, que passa por:

– A instituição gera guias e documentações para envio ao setor de faturamento;

– O setor confere as exigências da operadora e solicita complementação à área médica e à enfermaria, quando necessário;

– Agora já se pode enviar as documentações à operadora;

– Recebida a cobrança, a operadora procede aos registros em seus sistemas e direciona os documentos à análise do setor de auditoria médica;

– Tal auditoria analisa os documentos e, em caso de sintonia com as formalidades exigidas, trata de encaminhá-los ao setor financeiro para o pagamento;

– A área financeira da operadora recebe a autorização, processa e liquida o pagamento ao prestador de serviços.

Perceba que essas etapas não se sucedem instantaneamente e como esses recebíveis entram nos registros contábeis e financeiros no ativo, alguns gestores inexperientes da área de finanças podem enxergar equivocadamente uma suposta folga no caixa ou uma suposta liquidez que, na realidade, não existe.

Até porque a operadora sempre pode questionar algum procedimento e até mesmo a efetivação da glosa. O resultado da aprendizagem do faturamento deve se refletir em melhorias de resultados nos novos contratos, mas se estrutura hospitalar é regulada por uma governança que nos deixa com um sentimento de orfandade nesse cenário, o resultado é, invariavelmente, imensos prejuízos ao hospital.

Esses detalhes reforçam a necessidade de se investir no treinamento e na capacitação das equipes ligadas ao setor financeiro, fortalecendo as decisões que emergem desse departamento.

O investimento em sistemas de gestão hospitalar

Em meio a tantos elementos de despesas, promissórias, financiamentos a serem amortizados e recebíveis a prazo, não há como a equipe de faturamento hospitalar alcançar a perfeição no gerenciamento de recursos sem o auxílio de um sistema de gestão.

Um software de controle financeiro em saúde agrega todas as informações que circulam na instituição e facilitam o processamento dos relatórios de faturamento.

Dentre outras virtudes, uma aplicação como essa (que funciona em nuvem e, portanto, permite acesso de qualquer ponto com acesso à internet) proporciona aos colaboradores do setor:

– Gerar as faturas de cobrança dos serviços prestados com muito mais rapidez (com a possibilidade, inclusive, de integração com os sistemas das operadoras);

– Emitir relatórios de controle de faturas, mostrando guias pendentes, emitidas e todas as informações referentes a cada documento, com sistema de busca e pesquisa por diversos critérios;

– Analisar com maior embasamento a ocorrência de glosas, identificando suas causas;

– Registrar dados no padrão TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar), eliminando a necessidade de coleta e padronização de dados de última hora;

– Facilitar a solução dos casos de glosas administrativas e técnicas, localizando com maior celeridade todo o conjunto probatório;

– Preparar os recursos de glosas às operadoras com rapidez, liberando a equipe de faturamento para se concentrar em questões mais estratégicas e assegurando maiores chances de reversão de pagamentos anteriormente negados;

– Manter um registro com todo o histórico financeiro do hospital em uma única fonte, mas que possa ser visualizado, inclusive, fora da instituição.

Lembrando que, pela complexidade do assunto, este post foi só uma introdução para compreender a importância do faturamento hospitalar.

Fonte: MV-Sistemas de Gestão-26.08.2016