A gestão da Cadeia de Suprimentos nas unidades hospitalares

A cadeia de suprimentos é vital para que as organizações possam prestar seus serviços ou produzir seus produtos.

Na área hospitalar, é fundamental que essa cadeia esteja operando de acordo com padrões de excelência e conformidade.

Quando ela não está sistematizada e padronizada, pode ocorrer comprometimento da prestação de serviço, com a quebra de sua continuidade por falta do insumo, ou comprometimento da qualidade, por conta da aquisição de um insumo de qualidade questionável, ou até mesmo questões legais por conta de geração de processos, decorrentes de reclamações de pacientes por falta de remédios, materiais para realização de cirurgias e equipamentos a serem utilizados nos atendimentos.

O sistema de materiais de um hospital registra de 3 mil a 6 mil itens de consumo adquiridos com certa frequência; no ambulatório, entre 200 e 500 itens.

Esses números mostram que a complexidade de um sistema não está restrita à quantidade de variáveis ou ao seu custo; é necessário considerar também a complexidade do seu processo produtivo e o sistema de saúde, que é altamente complexo.

O capítulo Governança, Liderança e Gestão do Manual de Padrões de Acreditação da Joint Commission International para Hospitais, especialmente no padrão GLD.7.1, reforça essa necessidade quando diz que “a gestão da cadeia de suprimentos é um componente importante para garantir não apenas a pronta disponibilidade dos suprimentos necessários, mas também para evitar que drogas, tecnologia médica e suprimentos que estejam contaminados, sejam falsos ou provenientes de fontes desviadas cheguem aos pacientes do hospital.”

Esse é o grande objetivo de se ter bem estruturada essa cadeia de suprimentos, que engloba todo o movimento e armazenamento de matéria prima, trabalho em processo de inventário e produtos acabados, do ponto de origem até o ponto de consumo.

A gestão dessa cadeia, segundo Harland (1996), é o gerenciamento de uma rede interligada de negócios envolvidos na provisão final de produto e serviço requeridos por clientes finais.

Indicação de leitura: Ebook Lean Six Sigma em Saúde.

Dentro desse desenho de cadeia de suprimentos, alguns processos são importantes como:

• Definir a estratégia de compras – que tem como objetivo definir os critérios de avaliação a ser levado em consideração para determinar as melhores condições de compra;
• Padronizar produtos – para garantir a qualidade e confiabilidade dos insumos a serem utilizados no hospital, considerando a sua relação custo x benefício;
• Identificar as necessidades de compra – visa à elaboração dos seus pedidos de compra e reposição;
• Realizar compras – o objetivo é a definição da melhor compra, considerando a estratégia de compra da instituição, os aspectos relacionados a preço, quantidade e forma de pagamento, além de buscar a melhor negociação através da avaliação custo x benefício, em tempo hábil;
• Importar materiais e equipamentos – o objetivo é atender rotinas e procedimentos regulados pelos Órgãos Públicos e Privados, referentes à importação de materiais e equipamentos hospitalares;
• Acompanhar compras de insumos e prestação de serviços – o objetivo é garantir um bom nível de operação e minimizar os possíveis impactos da falta de suprimentos ou não atendimento de contratos junto ao hospital, servindo também de base para a avaliação de fornecedores;
• Cadastrar produtos – tem como objetivo garantir que as solicitações de inclusão, alteração e desativação de insumos sejam efetuadas pela área competente, além de garantir controles específicos e visualização pelas áreas envolvidas;
• Receber e armazenar produtos – garantir que os insumos adquiridos estejam dentro das especificações acordadas, bem como sejam armazenados adequadamente, assegurando a utilização dos mesmos, quando solicitados pelas áreas;
• Elaborar kits e fracionar medicamentos – elaborar os kits de materiais e fracionar os medicamentos, garantindo a rastreabilidade sobre as validades e lotes desses insumos, bem como melhorar a eficiência e promover a redução de custos de transferência;
• Dispensar materiais hospitalares e medicamentos – garantir que a dispensação dos materiais hospitalares e medicamentos ocorra de forma sistemática e organizada, seguindo as diretrizes definidas pelo hospital;
• Distribuir produtos – o objetivo é distribuir os produtos solicitados pelas áreas requisitantes em tempo hábil, bem como as movimentações de estoques e suas baixas;
• Controlar produtos consignados e Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME) – assegurar que a aquisição de produtos consignados e OPME, isto é, itens que não tem seu uso contínuo e apresentam um alto custo de aquisição e/ou armazenamento relevante, sejam previamente aprovadas, e seu custo e utilização otimizados no hospital;
• Realizar inventário – obter controle sobre o real nível de estoque de produtos no hospital, buscando a verificação econômica e quantitativa desses bens, a fim de identificar possíveis desvios no processo;
• Qualificar fornecedores – minimizar os riscos de aquisição de produtos e serviços para o hospital, bem como garantir que o fornecimento seja realizado por empresas idôneas e que tenham capacidade técnica para atendimento das necessidades de suprimentos estabelecidas pelo hospital;
• Avaliar fornecedores – garantir a confiabilidade do suprimento de produtos do hospital, bem como a prestação de serviço de fornecedores qualificados, a fim de estabelecer um relacionamento de longo prazo com os principais fornecedores;
• Providenciar pagamento de fornecedores – assegurar que o pagamento de fornecedores sejam feitos conforme condições estabelecidas previamente em contratos;

O desenho dessa cadeia dependerá de cada estrutura hospitalar, entretanto, precisa conter processos chaves como os descritos acima. Vale ressaltar que o perfeito entendimento da cadeia de suprimentos tem sido reconhecidamente um fator de vantagem competitiva.

Levando-se em conta que o processo de produção do setor da saúde é muito complexo e o hospital engloba várias disciplinas e profissões, incorporando as tecnologias, o gestor de uma instituição de saúde deve estar envolvido em todas as atividades e áreas de funcionamento de suas unidades de atendimento.

Para garantir a qualidade e segurança na prestação de serviços hospitalares, é necessário garantir que os insumos adquiridos e utilizados no hospital estejam de acordo com as especificações requeridas para a aquisição e que esteja íntegro, conforme e que permita ser rastreado em caso de necessidade na ocorrência de eventos a ele relacionado.

* Martha Lima possui formação em Administração de Empresas, com especialização em Gestão de Pessoas, Gestão em Saúde, Gerência de Projetos, MBA em Qualidade e Excelência. Proprietária da MLS Consultoria em Qualidade. Educadora do Consórcio Brasileiro de Acreditação (CBA) e professora convidada da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ) e do CBA.

Fonte: CBA-16.09.2016.