Gestão

As vantagens do agendamento online para o fluxo de pacientes no hospital

Por Roberta Massa B. Pereira | 11.08.2016 | Sem comentários

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Como se não bastasse os custos variáveis serem grandes responsáveis por minar a margem de lucro das instituições de saúde, alguns fatores macroeconômicos têm conseguido aprofundar as dificuldades de gestão dos hospitais (sobretudo dos privados).

E tal cenário só demonstra a necessidade de se encontrar imediatamente medidas que conciliem melhora na qualidade do serviço prestado e redução de despesas. Nesse âmbito, o agendamento online se mostra premissa básica.

E é por isso, portanto, que trataremos de seus benefícios nos próximos tópicos! Pronto para entender o que esse recurso pode fazer por qualquer hospital? Então acompanhe:

A era digital combina com agendamento por telefone?

Há quase dois anos, uma pesquisa confirmava por meio de números o que já se via intuitivamente nas ruas: mais da metade da população brasileira usa a internet regularmente.

E se essa estatística foi levantada em 2014, imagine como os números cresceram de lá para cá! Não há como fugir: o modo de viver da sociedade moderna foi transformado pela queda do muro que dividia os mundos on-line e off-line.

Atualmente, a rotina híbrida dos cidadãos faz com que quase todas as ações humanas passem pelo tráfego na rede mundial de computadores.E se o cenário social mudou tanto assim, é simplesmente inviável que o setor de saúde ainda use os mesmos mecanismos e instrumentos de interação usados com os pacientes há 50 anos.

É o caso, por exemplo, da consulta agendada presencialmente ou por telefone. Mas por mais que pareça anacrônico, muitas instituições ainda promovem marcações apenas por telefone, não dispondo de um sistema automatizado de agendamento on-line, de organização das filas de atendimento eletronicamente e de disparo de mensagens automáticas de confirmação.

O problema é que, em um setor tão dinâmico, que envolve altíssimos custos, essa insistência em não mirar no futuro pode acabar custando bem caro.

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O que a implementação do agendamento on-line traz?

Agora vamos ao que realmente interessa: os benefícios proporcionados pela adoção de um sistema de agendamento on-line! Quer saber o que um hospital que implementa um sistema como esse tem que os outros não têm?

Veja: Redução de custos com equipes de atendimento.

Começaremos pelos altos custos em manter uma equipe realmente eficiente de atendimento telefônico ou mesmo em contratar uma prestadora terceirizada para o serviço, a fim de dar conta das inúmeras ligações diárias para o hospital.

É simples: suportada de forma manual, por meio de um canal telefônico, atender a essa imensa demanda custa caro na folha de pagamento de qualquer instituição. E o pior é que, além de gerar altos custos, ainda não costuma contemplar plenamente as necessidades dos pacientes!

Possibilidade de agendamento a qualquer hora do dia.

Continuando com o raciocínio do tópico anterior, vale destacar que o serviço não é bom também porque o atendimento telefônico (ou presencial) não funciona durante as 24 horas do dia, enquanto a necessidade médica de um paciente pode surgir a absolutamente qualquer momento. Um sistema eletrônico de agendamento permite que o paciente acesse o site do hospital quando puder, vendo o quadro de horários disponíveis de cada especialista em tempo real.

Diminuição de gastos com ligações telefônicas.

Ainda é preciso mencionar os altos custos com ligações telefônicas feitas pelos próprios atendentes no intuito de confirmar as consultas e os exames agendados. Nesse caso, a perda para a instituição que não conta com um sistema de gestão de saúde é dupla: perde-se com o crescimento exponencial dos valores das contas telefônicas, assim como com as altíssimas taxas de ausência (problema largamente conhecido pelos gestores de hospitais e centros de diagnóstico brasileiros).

Controle de taxas de ausência e limitação de trabalhos manuais.

Até agora você já sabe que as instituições de saúde que têm a seu lado um sistema de agendamento on-line reduzem drasticamente seus custos com telefonia, certo? Mas precisa saber também que, com esse recurso, os índices de absenteísmo nas consultas e nos exames pode ser controlado. Isso porque a ferramenta é programada para disparar lembretes automáticos a cada paciente (via SMS ou e-mail), sem que esse trabalho precise ser feito manualmente pela equipe de atendimento. E além de ajudar a atenuar as faltas, essa automatização libera os colaboradores para fazerem o que realmente agrega valor aos serviços: sanar dúvidas, ouvir sugestões e resolver os problemas dos pacientes.

O que esse sistema faz pela imagem do hospital?

Deixar os pacientes à mercê da capacidade de operação dos atendentes é completamente incompatível com a era conectada em que vivemos. E por mais eficiente que seja sua equipe, o tempo gasto tentando encaixar pacientes, atendendo aos interessados e remarcando ou desmarcando exames e consultas só aumenta as filas nas unidades. Isso acontece principalmente porque, em muitos casos, são os mesmos colaboradores que atuam em todas essas frentes. E esse modelo de trabalho não só é contraproducente como custa caro e transmite uma imagem de desorganização do hospital. Aí entra novamente o agendamento on-line para sanar essas falhas e fortalecer o nome da instituição.

Como preencher os gaps de eficiência na logística hospitalar?

Por mais que o mundo já esteja falando em Internet das Coisas, Big Data e Inteligência Artificial, o setor de saúde brasileiro ainda vem assimilando os benefícios da computação na nuvem em sua dinâmica de trabalho.

De fato, é notória a dificuldade das instituições nacionais em assimilar novos processos e tecnologias, seja por puro desconhecimento ou pela mística de que essas implementações impactariam demais os custos.

Mas os exemplos de sucesso tanto no Brasil como no exterior mostram que os resultados dessa transformação são exatamente opostos ao que pensa o senso comum, a começar pelos custos de implantação.

Em plena era do Software como Serviço (SaaS), em que muitos provedores oferecem soluções de TI sob demanda e mediante pagamento de mensalidades, levar a uma corporação o que existe de mais moderno em sistemas de gestão hospitalar é muito mais barato do que se imagina.

Isso sem mencionar o altíssimo retorno sobre o investimento obtido, que, no caso do agendamento on-line, vem da redução de despesas com folha de pagamento, da melhoria na qualidade de prestação dos serviços, da liberação de profissionais para concentrarem suas ações no atendimento in loco dos pacientes e assim por diante.

Fonte: MV-Sistemas de Gestão-11.08.2016

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