De hospital a loja de design, empresas adaptam gestão de grandes grupos

No Japão devastado pela Segunda Guerra, nada podia ser desperdiçado. A eficiência total tornou-se obsessão nas empresas e deu origem ao sistema de produção da Toyota. Quase 70 anos depois, o método cruzou os muros da fábrica de carros e chegou a um hospital em São Paulo.

O uso do modelo da montadora japonesa pelo Hospital Santa Cruz, na Vila Mariana, é um exemplo de como sistemas de gestão de grandes grupos podem ser aplicados em outras áreas e por empresas de menor porte.

O método da Toyota é baseado na economia de recursos: a produção de veículos é continuamente adequada à demanda, evitando desperdício ou acúmulo de estoque.

“Descobrimos há algum tempo que a aplicação dessas metas também podia ser feita em outros escritórios. Começamos em nossas áreas administrativas e depois expandimos para fora da empresa”, afirma Ricardo Bastos, presidente da Fundação Toyota.

Dica de leitura: ebook planejamento estratégico em saúde, baixe agora.

No hospital paulistano, uma equipe da montadora avaliou o funcionamento do setor de emergência. “Analisamos todos os processos até o paciente chegar diante do médico.

Esse mapeamento serviu para identificar desperdícios”, diz Bastos.

A consultoria resultou na mudança das demarcações e da padronização dos espaços —reordenou até a distribuição de cadeiras disponíveis aos pacientes— e na criação de fluxo de atendimento baseado na produção em série.

De acordo com a Toyota, as intervenções reduziram em 22% o tempo que um enfermeiro leva para montar o kit de medicamentos que é dado aos pacientes.

A espera por atendimento ficou 15% menor que antes. “Eles apontam detalhes em que não se presta atenção. É o mínimo de gasto com o máximo de eficiência”, diz Leonel Fernandes, superintendente do Hospital Santa Cruz.

A aplicação contudo, exige cautela. Por ser rígido, o método aumenta a pressão sobre as equipes e pode gerar insatisfação. “Sempre há alguma resistência, dúvidas se vai dar certo. Mas isso muda ao perceberem os resultados”, diz Fernandes.

Além disso, ao trabalhar sem grandes estoques, a empresa se expõe a riscos, como, por exemplo, ficar sem um item se um prestador de serviços falhar na entrega.

A montadora japonesa já tinha trabalhado em gestão de hospitais nos EUA e no Canadá. No Brasil, ela visa agora parcerias com a gestão pública. Bastos, diz, contudo, que está aberto a pedidos de empresas interessadas na consultoria. O serviço não é cobrado, mas a fabricante tem o direito de divulgar as ações.

Atropelo

Na hora de implementar um modelo, é preciso tomar cuidado para que o novo sistema não destrua a identidade do local, segundo Thales Miranda, da consultoria Visagio. “Deve-se analisar bem de fora antes de implantar para não atropelar uma boa cultura que já exista”, afirma ele.

A consultoria ajudou a rede de loja de presentes Imaginarium a mudar seu sistema. Antes uma empresa familiar, ela foi vendida a um fundo e aderiu ao “gente e gestão”. O conceito —semelhante ao usados em companhias como Ambev e General Eletric— tem como objetivo estimular os funcionários da empresa, traçando metas, bônus individuais e uma avaliação periódica.

“Era uma empresa com cultura de design e criação, que não estava acostumada a metas, performances”, diz Miranda. Logo no primeiro ano de aplicação, o crescimento ficou 58% acima da meta. “O modelo funcionou muito rápido, acho que o porte ajudou”. afirma.

“É preciso ter transparência na hora de implementar, chamar todo mundo e falar o que será feito, o que se espera, quais ferramentas serão usadas para avaliar”, diz Alessandro Saade, professor da escola de negócios BSP.

“Um empreendedor não cresce só com sua paixão, ele precisa levar os funcionários junto”, afirma Saade.

Conheça algum dos métodos mais utilizados

FILOSOFIA DE GERENCIAMENTO
Como é Observa o processo da empresa e faz intervenções simples, de baixo custo, baseado no que é aplicado nas fábricas da Toyota
Vantagens Aumenta o rendimento dos funcionários sem gastar muito
Desvantagens Empresas que trabalham com criatividade têm dificuldade para se adequar à rigidez do sistema

GENTE E GESTÃO
Como funciona Traça metas para cada funcionário, que são recompensados em caso de sucesso
Vantagens Aumenta a produtividade e facilita a identificação dos melhores funcionários
Desvantagens Caso seja implementada de forma muito rápida, pode eliminar a cultura já existente na empresa

ORÇAMENTO BASE ZERO
Como funciona A empresa corta todas as despesas consideradas não essenciais; gastos extras precisam de autorização do financeiro
Vantagens Diminui os custos, o que aumenta a lucratividade, e acaba com gastos desnecessários
Desvantagens Diminui a autonomia dos setores, que dependem da área financeira, e pode aumentar a burocracia interna

EXCELÊNCIA EM GESTÃO
Como funciona Empresários devem avaliar a própria empresa, comparando com um guia que mostra as melhores práticas no mercado
Vantagens Com padrões claros, todos na empresa conseguem entender, o que torna mais fácil a implementação
Desvantagens É um modelo mais fixo, com pouca margem para mudança

Fonte: Folha de São Paulo-22.08.2016.