Gestão

Gestão à vista hospitalar: como controlar o desempenho dos processos?

Por Roberta Massa B. Pereira | 08.11.2016 | Sem comentários

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Uma avaliação feita pela Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp) comprova que a crise econômica vem atingindo fortemente o setor hospitalar.

Constatou-se um crescimento da despesa com paciente por dia na ordem de 9,4% em 2015.

Uma redução de 3,3% na taxa de crescimento da receita líquida no mesmo período, além da redução de mais de 760 mil beneficiários de planos de saúde em 12 meses.

O cenário não parece muito promissor, certo?

Com a imensa quantidade de dados que trafegam pelos hospitais privados do país, escapar da insolvência e, mais que isso, apresentar resultados financeiros e clínicos interessantes exige gestão do conhecimento com base em novas políticas e processos.

Nesse aspecto, vale ressaltar que a junção entre tecnologia e gestão à vista hospitalar tem sido usada com sucesso por muitos hospitais que vinham atravessando dificuldades operacionais.

A propósito, você sabe do que se trata a gestão à vista e como aplicá-la no contexto da sua instituição?

Se demorou mais de 2 segundos para responder, separe mais alguns minutinhos para descobrir no post de hoje um pouco mais sobre gestão à vista nos processos hospitalares!

Subutilização de indicadores

O que não é medido não será gerenciado com eficiência. Parece óbvio, não é mesmo?

Mas será que sua instituição é dotada de ferramentas informatizadas para, em seu nível máximo, coletar, agregar e cruzar dados relativos a giro de leitos, taxa de satisfação dos pacientes.

Tempo de espera para atendimento, índice de ocupação hospitalar, crescimento na margem de endividamento, performances individuais e coletivas, entre outras centenas de indicadores de desempenho?

Um estudo cauteloso de todas essas variáveis, observadas simultaneamente, pode dizer muito sobre os rumos do seu hospital.

Por consequência, ajudar a melhorar seus resultados.

Abdicar desse conhecimento gerencial é se entregar ao improviso, o que, em um ambiente complexo como o hospitalar, definitivamente não é o mais recomendado.

Em países mais desenvolvidos, todos os processos internos dos hospitais são controlados em tempo real.

Com informações disponíveis a todos os funcionários por meio de sistemas instalados em tablets e smartphones, permitindo correções com rapidez e consciência plena do que precisa ser aprimorado. Isso é gestão à vista em seu sentido mais puro!

O problema é que, no Brasil, a maioria das instituições de saúde ainda trabalha com sistemas diversos que não se comunicam, com fechamento de balanços em planilhas eletrônicas comuns e ainda precisa lidar com excesso de processos feitos de forma manual.

Perde-se tempo e dinheiro, erra-se mais e não é possível alcançar a satisfação dos pacientes. Tudo isso pela falta de controle dos indicadores.

Gestão à vista

A metodologia da gestão à vista já é usada de forma intensiva em grandes corporações.

Foi recentemente descoberta pelo setor de saúde como uma técnica interessante de estímulo ao comprometimento da equipe, fornecimento de visão global do hospital, redução de erros e melhora nos resultados clínicos, financeiros e operacionais.

Baseia-se na ideia de expor a todos os stakeholders, de maneira clara e sucinta, informações importantes sobre o hospital, bem como sobre o setor de saúde privada de forma geral.

Canais de disseminação

A base dessa estratégia de gerenciamento envolve o compartilhamento de indicadores, algo que pode ser feito por:

Kanban

Embora ainda seja usado em algumas empresas, perdeu espaço para a visualização interativa e gráfica dos dashboards.

O sistema Kanban é um dos mais antigos da gestão à vista e consiste na utilização de cartões coloridos para separar o que já foi feito e o que está pendente.

O objetivo é ter um controle visual sobre a reposição de medicamentos, o tempo de espera para os atendimentos, a gestão de materiais de escritório e assim por diante.

Painéis

Você já deve ter visto aqueles relatórios fixados nos murais das empresas, contendo o desempenho mensal de todos os funcionários por meio da comparação de metas, tempo médio de atendimento, avaliações de clientes ou pacientes, entre outros referenciais, certo?

Até a chegada da era da informação, essa era a forma mais pura de usar a gestão à vista.

Hoje em dia, entretanto, existem meios (muito mais eficientes) para divulgar dados corporativos — como o que veremos abaixo.

Dashboards

Com o advento da computação em nuvem e dos dispositivos móveis, sistemas de gestão hospitalar passaram a ser instalados nos gadgets dos colaboradores, do recepcionista ao médico de plantão.

O hospital pode fornecer esses equipamentos ou simplesmente instalar o sistema em cada dispositivo pessoal.

Com a informatização dos processos hospitalares, todos os registros se tornaram digitais, automaticamente atualizando a base de dados do único sistema de gestão disponível a todos os funcionários. Gráficos e relatórios de desempenho podem ser vistos em tempo real.

Dados epidemiológicos, taxa de retorno, índice de infecção hospitalar, níveis de satisfação dos pacientes, tempo médio de permanência, taxa média de espera para cada atendimento, rapidez e eficácia das equipes: tudo é mensurado.

Com isso, tem-se uma avaliação multidimensional sobre a estrutura da instituição, sua cultura de atendimento e gestão, bem como sobre os resultados obtidos dos pontos de vista clínico, financeiro e operacional. Não concorda que fica muito mais fácil alcançar a excelência quando todos os colaboradores são envolvidos na missão?

Benefícios dessa gestão

  • Descrever o desempenho organizacional a todos os colaboradores;
  • Prover maior sentido às atividades realizadas por cada profissional;
  • Ajudar a integração entre especialistas;
  • Gerar uma visão integrada que aprimore o planejamento dos processos;
  • Promover a combinação entre o conhecimento de especialistas, administradores, setores e fornecedores.

E indo além dessas mudanças mais intangíveis, podemos ainda citar resultados práticos.

Conferir maior agilidade e enriquecimento de informações por meio dessa estratégia de gestão de processos garante maior rapidez no fechamento das contas médicas, redução no percentual de glosas, maior velocidade no gerenciamento das liberações de procedimentos junto às operadoras.

Redução no cancelamento de cirurgias por falta de leitos, diminuição de custos com estoques, entre muitas outras transformações que têm sido identificadas nos hospitais que adotaram a combinação entre gestão à vista e sistemas de TI em saúde.

Em um universo que muda a cada instante e que exige reciclagem permanente, sonegar informação à equipe ou subestimar sua importância na melhoria de procedimentos é praticamente um suicídio corporativo.

O uso de indicadores de forma eletrônica e sua disseminação na cultura da organização ampliam o conhecimento dos pontos críticos dos processos hospitalares.

Permitindo correções rápidas que possam aprimorar a qualidade em saúde, facilitar a obtenção de acreditações e certificações, bem como estabelecer critérios objetivos para promoções, aumentos ou reformulações nos quadros do hospital.

A gestão à vista cria um senso de equipe sem precedentes.

Fonte: MV Sistemas-08.11.2016.

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